Por que clínicas que usam EXACT estão reavaliando a gestão local

Muitas clínicas odontológicas usam o EXACT há anos, mas as demandas de uma profissão mais conectada e centrada no paciente levam algumas a reavaliar os sistemas de gestão instalados localmente. A Dentally, da Henry Schein One, é uma plataforma em nuvem apresentada como alternativa.

Por que os sistemas locais pareciam seguros por anos

A odontologia se baseia em confiança, consistência e rotina. Por isso, sistemas de gestão instalados localmente se tornaram parte da operação de clínicas no Reino Unido: ficam no próprio estabelecimento, dão suporte à agenda, armazenam prontuários e são conhecidos pela equipe.

Para clínicas que usam o EXACT, essa familiaridade é importante. O sistema é apresentado como uma solução completa de gestão, usada por milhares de clínicas odontológicas, com ferramentas para agendas, recalls, comunicação com pacientes, marketing, gestão de UDA e acompanhamento de tratamentos.

A questão, portanto, não é por que as clínicas escolheram programas locais, mas se esse modelo ainda atende à forma como a odontologia funciona hoje.

Durante anos, servidores locais e programas instalados deram às clínicas uma sensação de controle. O sistema estava fisicamente próximo, os fluxos de trabalho eram conhecidos e as equipes haviam criado hábitos em torno dele. Mas a familiaridade pode esconder dificuldades: um sistema pode ser confiável e, ainda assim, impor limitações.

O que mudou na odontologia moderna

A odontologia moderna não é apenas clínica. Também envolve operações, negócios e uma atuação cada vez mais centrada no paciente.

Hoje, proprietários de clínicas precisam administrar agendas mais cheias, expectativas mais altas dos pacientes, mais comunicação digital, fluxos de trabalho mistos do NHS e do setor privado e, em muitos casos, visibilidade sobre várias unidades. Na avaliação da Dentally, a gestão moderna de clínicas exige recursos clínicos, administrativos e de experiência do paciente conectados na nuvem.

A pressão sobre as equipes odontológicas também é real. Pesquisas sobre a força de trabalho odontológica do Reino Unido identificaram níveis elevados de estresse e esgotamento. Entre os fatores apontados estão carga de trabalho, pressões do sistema do NHS, conformidade regulatória, dificuldades financeiras e desafios de liderança e gestão.

Isso importa porque os programas deixaram de ser apenas ferramentas administrativas. Eles afetam o andamento da agenda, a facilidade com que a recepção atende os pacientes, a rapidez com que os profissionais registram anotações, a clareza com que os proprietários acompanham o desempenho e a confiança das equipes para se adaptar.

Um sistema local ainda pode manter uma clínica em funcionamento. Mas a odontologia moderna exige cada vez mais do que simplesmente “funcionar”: pede rapidez, acesso, automação e informações para orientar decisões.

Os custos operacionais ocultos de não mudar

Manter um modelo antigo de operação raramente aparece como uma despesa específica. O custo se manifesta em tempo.

São as horas dedicadas à manutenção de um servidor local, aos backups manuais, à conciliação de relatórios feita à mão, ao trabalho duplicado entre as equipes de recepção e clínica e à espera por recursos que dependem do calendário de atualização de terceiros. Também é o caso do gerente que não consegue consultar um indicador sem ir até a clínica.

Segundo a Dentally, os programas odontológicos em nuvem eliminam boa parte dessas tarefas. A plataforma funciona em um navegador com conexão à internet, sem necessidade de manter uma sala de servidores, renovar um contrato de manutenção de TI ou agendar instalações. A empresa afirma que o backup e a segurança dos dados ficam sob sua responsabilidade.

Isso não significa que todas as clínicas devam mudar imediatamente. Significa que os proprietários devem calcular mais do que o custo da licença. A pergunta, segundo o texto, é qual o custo total de manter a forma atual de trabalhar.

Se um sistema acrescenta pequenas dificuldades a cada alteração de agenda, relatório, recall, pagamento, anotação ou comunicação com pacientes, o custo se acumula em toda a equipe.

O que a nuvem oferece aos proprietários

Os programas de gestão odontológica em nuvem mudam o modelo de operação. Em vez de depender principalmente de infraestrutura local, um sistema de gestão em nuvem permite que equipes autorizadas acessem a plataforma com segurança por meio de um navegador. A Dentally funciona no Google Chrome, em Windows, Mac e iPads, e pode ser acessada por dados móveis como alternativa, se necessário.

Para os proprietários, isso pode trazer cinco vantagens práticas:

• Mais visibilidade: proprietários e gerentes podem acompanhar o que acontece sem precisar estar sempre no local. Isso é especialmente importante para grupos com várias unidades, que precisam manter a consistência entre elas.
• Menor dependência de TI local: a nuvem reduz parte da carga operacional associada a servidores locais, backups manuais e programas instalados. A Dentally apresenta o backup automático e a segurança dos dados como elementos centrais de sua oferta em nuvem.
• Inovação mais rápida: a empresa afirma que seu programa recebe atualizações pequenas e contínuas, permitindo o acesso a novos recursos sem os períodos de inatividade tradicionais ou ciclos de atualização disruptivos.
• Jornadas de pacientes mais conectadas: a experiência moderna não começa nem termina na recepção. Inclui agendamentos, lembretes, formulários, pagamentos, comunicações de recall, conversas sobre tratamentos e feedback.
• Uma experiência mais tranquila para a equipe: quando os fluxos de trabalho essenciais são mais fáceis de concluir, as equipes passam menos tempo lidando com dificuldades do sistema e mais tempo dando andamento à rotina.

Como a Dentally pretende facilitar a migração

A maior objeção à mudança do EXACT raramente é o destino. É o percurso.

As clínicas se preocupam com interrupções, confiança dos funcionários, migração de dados e experiência dos pacientes. A Dentally afirma que seu processo de migração do EXACT para a plataforma inclui etapas de diagnóstico, proposta, alinhamento de expectativas, integração, migração de dados, treinamento e gestão da mudança, em vez de tratar a transição como uma simples troca de programa.

Uma conversa sobre migração, segundo a empresa, deve responder a estas perguntas:

• Por que a clínica está considerando mudar agora?
• O que incomoda a equipe nos fluxos de trabalho atuais?
• Como seria o sucesso 12 meses após a mudança?
• O que a clínica teme perder?
• O que precisa ser explicado antes que a equipe se sinta preparada?

Essas questões são importantes porque a mudança não é apenas técnica: também envolve a operação e as pessoas.

Consideração final: a questão não é nuvem versus EXACT

A pergunta mais adequada, segundo o texto, é se o sistema de gestão atual ainda dá suporte à clínica que seus responsáveis querem construir.

O EXACT pode ter ajudado uma clínica a chegar até aqui. Mas, se a próxima etapa depender de menos tarefas administrativas, mais visibilidade, acesso seguro de qualquer lugar e uma rotina mais tranquila, talvez seja hora de reavaliar a gestão local.

A Dentally afirma que ajuda clínicas a dar esse passo com uma plataforma em nuvem voltada à odontologia moderna e um processo guiado para facilitar a transição. A empresa convida os interessados a agendar uma análise de negócios para explorar como poderia ser a mudança do EXACT para a Dentally.

Este artigo é patrocinado pela Dentally.